Personvern

Administrasjon av medlemskap 

NTpFs administrasjon av medlemskap innebærer behandling av en rekke personopplysninger. De fleste personopplysningene i medlemssystemet er oppgitt fra medlemmene selv. 

En sentral del av NTpFs arbeid er tillitsvalgtes bistand til medlemmene. For å utøve bistanden har tillitsvalgte tilgang til medlemmene de er tillitsvalgt for. 

Tillitsvalgte i NTpF undertegner en taushetserklæring og forplikter seg til å følge NTpFs retningslinjer for behandling av personopplysninger. 

Skatterapportering 

NTpF innrapporterer løpende medlemmenes navn, tilknytning til NTpF og bekreftelse på betalt kontingent til skattemyndighetene for at medlemmene skal gis fradrag for medlemskontingent i henhold til skatteloven § 6-20. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er medlemsavtalen. 

Utsendelse av informasjon 

NTpF sender aktuell og relevant informasjon til sine medlemmer. I en del tilfeller er det for å overholde de forpliktelsene NTpF er pålagt i henhold til medlemsavtalen, eksempelvis informasjon knyttet til administrasjon av medlemskap, uravstemninger, streik, endringer i lønns- og arbeidsvilkår og medlemsfordeler. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er da medlemsavtalen. 

I andre tilfeller sender NTpF ut nyhetsbrev, enkelte tannpleierfaglige saker eller annen nyttig informasjon knyttet til medlemsfordelene til sine medlemmer. Formålet med utsendelsene er da å holde medlemmene orientert om relevante nyheter og tilgjengeliggjøre medlemsgodene. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er da NTpFs berettigede interesse i å sørge for best mulig service til sine medlemmer. 

Gjennomføring av medlemsundersøkelser 

NTpF gjennomfører medlemsundersøkelser. Hvilke personopplysninger som behandles varierer noe fra undersøkelse til undersøkelse. Så lenge annet ikke er angitt for den konkrete undersøkelse, baseres undersøkelsen utelukkende på personopplysninger som medlemmet selv har gitt. 

Formålet med behandlingen er å innhente informasjon om hva som er viktig for medlemmene, og det rettslige grunnlaget for behandlingen er NTpFs berettigede interesse i å tilrettelegge på best mulig måte for medlemmene. 

Rådgivning i enkeltsaker 

Medlemskap i NTpF gir tilgang til rådgivning i enkeltsaker, herunder juridisk rådgivning. Eksempler på saker der NTpF gir råd og /eller representerer enkeltmedlemmer, kan være saker om yrkesskade, arbeidskonflikter, personalsaker eller diskrimineringssaker. Hvilke personopplysninger som behandles avhenger av den konkrete saken. De aller fleste opplysningene hentes fra medlemmet selv, men det kan også være aktuelt å innhente opplysninger fra arbeidsgiver, forsikringsselskap, helsevesen, fylkesmann, NAV, politiet mv. 

Sakens karakter er også avgjørende for hvorvidt medlemmets personopplysninger deles med andre. I noen tilfeller er det aktuelt å dele disse med offentlige instanser som NAV eller politiet, mens i andre tilfeller kan det være aktuelt å dele disse med eksterne advokatfirmaer eller andre med tilknytning til saken. 

Det rettslige grunnlaget for behandlingen er medlemsavtalen mellom medlemmet og NTpF.  

Administrasjon av forsikringsordninger 

NTpFs administrasjon av forsikringsordninger innebærer behandling av personopplysninger. De fleste personopplysningene er hentet fra medlemmet, men NTpF innhenter også informasjon om medlemmenes forsikringer fra Tannpleiernes forsikringskontor. NTpF deler også medlemsopplysninger med Tannpleiernes forsikringskontor, slik at du som medlem skal kunne dra nytte av medlemsbetingede fordeler. 

Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er medlemsavtalen. 

Kurs, konferanser og stipender 

Ved administrasjon av NTpFs kompetansehevingstiltak, herunder kurs, konferanser og stipender, behandler NTpF personopplysninger om deltakerne. Hvilke opplysninger som behandles avhenger av kompetansehevingstiltakets karakter, men samtlige opplysninger innhentes fra medlemmet selv. 

Opplysnings- og utviklingsmidler (OU-midler) 

I forbindelse med å sikre tilgang til avtalte rettigheter for opplysnings- og utviklingsmidler (OU-midler), utleverer NTpF opplysninger om medlemskap, stillingsbetegnelse, arbeidssted og eventuelle kurs og opplæring som er gjennomført til enkelte arbeidsgivere eller arbeidsgiverorganisasjoner. Dette skjer i de tilfellene medlemmer ikke trekkes kontingent direkte av lønnen da arbeidsgiver i disse tilfellene ikke nødvendigvis har oversikt over antall medlemmer. Formålet med behandlingen er å sikre midler til opplæring for medlemmene, og det rettslige grunnlaget for behandlingen er medlemsavtalen. 

NTpF har rapporteringsansvar på anvendte OU-midler.  

Tariff- og lønnsoppgjør 

I forbindelse med tariff- og lønnsoppgjør forhandler NTpF med arbeidsgiverorganisasjoner og arbeidsgivere direkte. Da behandles det opplysninger om medlemmenes lønn, stillingsprosent, stillingsbetegnelse og arbeidssted. Som regel er det arbeidsgiver som utleverer disse opplysningene til NTpF’s tillitsvalgte. I noen tilfeller, for eksempel når medlemmer ikke trekkes kontingent direkte av lønnen sin, får arbeidsgiver opplysninger om dette av NTpF. Formålet med behandlingen er å ivareta medlemmenes lønns- og arbeidsvilkår, og det rettslige grunnlaget for behandlingen er medlemsavtalen. 

Medlemskap i Små- og mellomstorebedrifter (SMB) for selvstendig næringsdrivende tannpleiere 

Medlemmer i NTpF som er selvstendig næringsdrivende inkluderer gratis medlemskap i SMB. NTpF deler kontaktopplysninger med SMB. 

Formålet med behandlingen er å tilrettelegge for medlemskap i SMB, og det rettslige grunnlaget for behandlingen er medlemsavtalen.  

Behandling av personopplysninger, tillitsvalgte 

Som ledd i vårt arbeid er NTpF opptatt av å behandle personopplysninger på en sikker måte. Dette betyr blant annet at all pålogging utenfor det interne nettverket til NTpF krever tofaktor-autentisering. 

Følgende tiltak er andre eksempler på hva NTpF gjør for å gi tilfredsstillende sikkerhet mht. konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet for personopplysningene som behandles: 

• NTpF har databehandleravtaler med samarbeidsavtaler. 
• Automatisk overvåking av tjenestene for å avdekke virus, feilsituasjoner, misbruk og innbruddsforsøk, med mer. 

Kurs for tillitsvalgte 

Tillitsvalgte har mulighet til å søke om deltakelse på alminnelige tillitsvalgtkurs. I den forbindelse behandler NTpF nøkkelinformasjon om deltakerne med formål om å tilrettelegge for de tillitsvalgtes kompetanseheving. Ved involvering av eksterne aktører i forbindelse med kurs og studier utleveres nødvendige personopplysninger om deltakerne til disse aktørene. Eksempelvis utleveres kursdeltakernes navn og allergier til et hotell dersom deltakerne skal bo og spise på hotellet. 

Det rettslige grunnlaget for behandlingen er NTpFs berettigede interesse i å følge opp kompetansehevingen de legger til rette for. 

Behandling av personopplysninger, øvrige 

Utbetalinger, refusjoner og skattetrekk 

I de tilfellene hvor NTpF utbetaler honorarer, reise- og utleggsrefusjoner til ulike aktører, behandles det i hovedsak personopplysninger gitt av den registrerte selv. NTpF innhenter imidlertid opplysninger om skattetrekk fra skattemyndighetene. Samtlige utbetalinger og skattetrekk rapporteres til offentlige myndigheter i tråd med gjeldende regelverk. Det rettslige grunnlaget for NTpFs utbetalinger er avtalen med den enkelte bidragsyter, mens det rettslige grunnlaget for behandlingen som skjer i anledning skattetrekket er den rettslige forpliktelsen som følger av skatteloven § 5-1, jf. § 5-10. 

Streaming av arrangementer 

Noen ganger streamer NTpF møter, debatter, demonstrasjoner ol. Det innebærer at det behandles kamerabilder med lyd av de som deltar på arrangementet. Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er NTpFs berettigede interesse i å spre informasjon om sine saker.